Cum se face un sistem de raportare pentru Social Media (I) – De ce măsori

De mai multă vreme am în minte un serial despre cea mai grea componentă a unei campanii online în social media – sistemul de monitorizare și raportare. Cred că e cea mai grea pentru că mulți o văd ca pe o obligație față de șef/client/partener, nu ca pe o unealtă foarte utilă în procesul de management al campaniei online.

Și mai important, mulți văd sistemul ăsta implementat la finalul campaniei, când nu prea mai ai ce să mai schimbi, ci maxim să înveți pentru o campanie nouă. Cred că e inutil să insist asupra faptului că sistemul de monitorizare și raportare trebuie să fie pus la punct în etapa de planificare a campaniei, nu în timpul campaniei, ca să poți să folosești datele din mers.

Înainte să pot vorbi despre uneltele pe care le folosești pentru un asemenea sistem de raportare și monitorizare, trebuie să definesc câteva principii care trebuie să stea la baza construcției, principii în funcție de care îți alegi atât metoda de monitorizare, cât și instrumentele folosite. Le-am formulat sub formă de întrebări, ca să fie mai ușor de urmărit/înțeles.

Care e scopul sistemului?

Dincolo de scopul evident de raportare la entitatea plătitoare(șef/client/partener/etc.), sistemul de raportare trebuie să aibă 1-2 scopuri foarte bine definite. Fără scopurile astea, nu poți să construiești sistemul coerent și utilizabil despre care vreau să vorbim aici.

Scopurile nu sunt așa de greu de stabilit și sunt destul de universale:

1. Optimizarea campaniei

Fără îndoială, orice sistem de montorizare și raportare trebuie să aibă ca punct de pornire dorința de a optimiza din mers mecanismele de promovare și interacțiune. Aici vorbim de canale de promovare și conversație, cele 3 tipuri de media, de bugete, de creșteri și descreșteri, de analize, grafice și concluzii + acțiuni.

(opțional) 2. Justificarea ROI-ului din Social Media

Sistemul de raportare bine pus la punct îți oferă toate datele necesare pentru a justifica rezultalele investiției în campania de comunicare cu ajutorul canalelor social media. Fie că le folosești în atragerea de noi clienți, fie că le folosești la raportarea internă, cifrele îți fac viața mai ușoară când ești întrebat: Bun și campania asta social media ce ne-a adus?

Cui i se adresează sistemul?

E logic să stabilești imediat cine o să mai vadă rapoartele și monitorizările tale. Dacă sunt pentru tine, ca să poți lua decizii de optimizare, atunci poți să le construiești fără să iei în calcul detalierea fiecărui indicator și fiecărui grafic.

Dacă documentele respective vor fi folosite și de alte persoane, atunci trebuie să fii atent și la cât de clare și explicite sunt elementele raportului și, unde e cazul, să adaugi explicații privind modul în care au fost colectate și corelate datele. Nu uita să testezi sistemul înainte de începerea campaniei – cel mai simplu test de inteligibilitate este să dai raportul unui coleg care nu a lucrat la construirea lui și să îl rogi să îți spună ce a înțeles din cifrele(de test) pe care i le-ai pus în față.

Am buget pentru sistemul de raportare și monitorizare?

Dacă n-ai, atunci trebuie să faci rost, urgent. Dacă nu se poate să faci rost, există câteva metode gratuite prin care poți să îți construiești sistemul de monitorizare online. Dar mai multe detalii despre asta în următorul articol despre monitorizarea online – când voi vorbi despre indicatori și uneltele prin care poți să îi măsori.

Dacă ai mai lucrat cu sisteme de monitorizare, m-ar interesa experiența ta – ce a fost bun la sistemul pe care l-ai folosit? ce ar fi trebuit îmbunătățit?